TỔ CHỨC HỌP BÁO SỰ KIỆN, HỘI CHỢ & TRIỂN LÃM

TRỌN GÓI UY TÍN, CHUYÊN NGHIỆP, ẤN TƯỢNG.

1. TỔ CHỨC HỌP BÁO LÀ GÌ?

Tổ chức họp báo (hay còn gọi là Press Conferences) là hình thức doanh nghiệp lựa chọn để tổ chức sự kiện có sự tham gia công khai của các đơn vị báo chí, truyền hình, khách mời và giới truyền thông để công bố hay giới thiệu một sự kiện nào đó. Tổ chức Họp báo có thể sẽ do cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp thực hiện. Với mỗi mục đích khác nhau, buổi họp báo đó sẽ có quy mô và hình thức tổ chức khác nhau.

Ngày nay, việc tổ chức họp báo sự kiện, hội chợ & triển lãm không còn quá xa lạ đối với các cơ quan, doanh nghiệp. Hình thức tổ chức sự kiện này nhằm thông tin đến giới đại chúng, truyền thông về các tin tức quan trọng của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định, mang tính thời điểm.

2. NHỮNG HÌNH THỨC TỔ CHỨC HỌP BÁO CHUYÊN NGHIỆP THƯỜNG GẶP

Có các hình thức tổ chức họp báo sự kiện, hội chợ & triển lãm như:

    • Tổ chức Họp báo ra mắt thương hiệu hay giới thiệu về sự kiện triển lãm, hội chợ. Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, dự án của doanh nghiệp
    • Tổ chức Họp báo thay đổi những thông tin cần thiết của doanh nghiệp hay bộ nhận diện các sản phẩm, dịch vụ mới.
    • Công bố những thông tin, tin tức quan trọng liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp theo thời điểm.
    • Xử lý cuộc khủng hoảng truyền thông như: Đính chính các thông tin sai sự thật, xác nhận thông tin, thông báo các sự thay đổi lớn, …

Thông tin nội dung công bố trong họp báo có thể được thông báo trước với các đơn vị báo chí bằng thông cáo báo chí. Các nhân vật (speaker) trong họp báo có trách nhiệm hỗ trợ giải đáp các câu hỏi của phóng viên và sẽ có người chủ trì họp báo nhằm đảm bảo sự kiện được diễn ra đúng kế hoạch.

Nội dung của họp báo càng có sức ảnh hưởng lớn, càng được giới báo chí quan tâm thì buổi họp báo càng có giá trị. Họp báo nên được các đơn vị tổ chức sự kiện họp báo hội chợ, triển lãm chuyên nghiệp đảm nhận để tránh sai sót hoặc sự cố ngoài ý muốn xảy ra làm ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện.

Buổi họp báo triển lãm Propak VietNam 2024

3. VAI TRÒ CỦA VIỆC TỔ CHỨC HỌP BÁO SỰ KIỆN, HỘI TRỢ & TRIỂN LÃM

Tổ chức họp báo có vai trò như là một Chiến dịch marketing hiệu quả cho các sự kiện, sản phẩm và thương hiệu của công ty. Sự hiện diện của các đơn vị báo chí và các phương tiện truyền thông sẽ giúp việc quảng bá doanh nghiệp đạt hiệu quả cao hơn. Các sự kiện này giúp rút ngắn khoảng cách giữa sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp với người tiêu dùng, tạo hiệu ứng lan truyền.

    • Chiến dịch marketing hiệu quả cho các sản phẩm và thương hiệu công ty: Một sự kiện bất kỳ đều có thể là 1 phương tiện truyền thông tốt. Tuy nhiên, với sự hiện diện của các đơn vị báo chí và các phương tiện truyền thông thì điều này càng hiệu quả cao hơn nữa. Giúp rút ngắn khoảng cách giữa sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp với khách hàng tiềm năng.
    • Tỉ lệ số lượng phóng viên xác nhận tham gia càng cao thì chứng tỏ sự kiện của bạn càng thu hút. Việc lựa chọn các cơ quan đơn vị báo chí nào sẽ tham gia phải tùy thuộc vào quy mô và tính chất của sự kiện hay tin tức. Sau khi xác định được khách mời tham gia, doanh nghiệp cần tiến hành gửi thông cáo báo chí đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân và xác nhận số lượng phóng viên dự kiến tham dự.
    • Tăng sự tin tưởng và uy tín đối với khách hàng và đối tác: Việc báo chí đăng tải các thông tin về doanh nghiệp, sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp sẽ tạo sự uy tín và tin cậy trong mắt khách hàng.
    • Tăng cơ hội phát triển và hợp tác với đối tác tiềm năng: Đây không chỉ là cơ hội thu hút khách hàng, còn là dịp để các đối tác biết đến và hiểu rõ hơn về sản phẩm và thương hiệu của phía doanh nghiệp.
    • Tạo hiệu ứng lan truyền (Share link, mạng xã hội): Thời đại công nghệ 4.0 giúp thông tin sự kiện của doanh nghiệp được phủ sóng rộng rãi qua các trang mạng xã hội. Từ đó công chúng dễ dàng tiếp cận và cập nhật thông tin nhanh chóng.
tổ chức sự kiện bất động sản

4. QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỌP BÁO CHUYÊN NGHIỆP MỚI NHẤT

Để tổ chức họp báo sự kiện, hội chợ & triển lãm chuyên nghiệp và thành công đòi hỏi sự chuẩn bị chu đáo, chỉn chu và phải có phương án dự phòng. Dưới đây là quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp mà bạn cần lưu ý.

1. Xác định mục tiêu và mục đích tổ chức họp báo

Việc xác định mục đích tổ chức họp báo sẽ giúp bạn lựa chọn được đúng concept, khách mời cũng như thông điệp truyền thông cần được truyền tải. Khi đã xác định rõ mục đích và mục tiêu, bạn mới có thể đánh giá và đo lường được một cách dễ dàng mức độ hiệu quả của sự kiện.

    • Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu, từ đó xác định các đối tượng cơ quan đơn vị báo chí, truyền hình phù hợp
    • Xác định quy mô thương hiệu, từ đó xác định mức ngân sách tổ chức họp báo
    • Xác định mục tiêu truyền thông: số lượng media tham dự, bài báo đưa tin, bản tin truyền hình, hiệu quả truyền thông mạng xã hội (số bài đăng, số lượt tương tác,…)
2. Xác định thời gian, thời lượng cụ thể tổ chức họp báo

Tổ chức họp báo chuyên nghiệp thường lựa chọn buổi sáng, một phần vì nội dung thông tin cần truyền tải khá lớn và đây cũng là thời điểm con người giàu năng lượng, tích cực nhất.

Hơn nữa, các cơ quan báo chí có thể sản xuất nội dung và đăng tin về sự kiện họp báo ngay khi họp báo kết thúc hoặc đăng ngay trong ngày. Thời lượng chương trình không nên diễn ra quá dài hoặc quá ngắn (nên từ 1,5 tiếng – dưới 3 tiếng). 

3. Lựa chọn địa điểm tổ chức họp báo chuyên nghiệp

Doanh nghiệp nên lưu tâm lựa chọn những địa điểm đủ rộng, thoáng mát cho số lượng khách mời dự kiên s tham gia. Đặc biệt là họp báo thì các phóng viên, nhà báo sẽ cần nhiều không gian để tác nghiệp, quay phim chụp ảnh.

4. Chuẩn bị thông cáo báo chí. Lên danh sách khách mời, cơ quan báo chí

Thông cáo báo chí là tài liệu được viết nhằm đưa ra thông tin về nội dung mà cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức muốn truyền tải đến cơ quan báo chí, truyền thông. Nội dung của thông cáo báo chí có thể bao gồm số liệu, thông tin quan trọng, hình ảnh. Thông cáo báo chí có nội dung đủ mạnh, hấp dẫn sẽ thuyết phục được giới truyền thông chấp nhận làm thông tin cơ sở để dựa vào đó viết bài và đăng bài.

Các đơn vị cơ quan báo đài trong danh sách khách mời cần được cân nhắc và lựa chọn sao cho phù hợp với lĩnh vực hoạt động và mục đích truyền thông của doanh nghiệp như: Kinh tế, văn hóa giải trí, xã hội, nhà hàng, khách sạn, công nghệ, …Sau khi chốt được danh sách số lượng cơ quan báo chí và khách mời, doanh nghiệp sẽ bắt đầu gửi thông cáo báo chí và thư mời.

Thư mời cần cung cấp rõ ràng, đầy đủ thông tin, nhằm thể hiện một phần tinh thần của sự kiện, và sự tôn trọng dành cho khách mời, tăng khả năng thu hút khách mời đến sự kiện.

5. Xây dựng kịch bản họp báo
  • Đón khách, tiệc trà, cung cấp tài liệu họp báo (press-kit) tại bàn check in.
  • Chụp ảnh, check in đầu giờ.
  • Văn nghệ mở màn, hoặc video mở màn (nếu có).
  • MC tuyên bố lý do giới thiệu đại biểu.
  • Phát biểu khai mạc họp báo.
  • Thuyết trình – Chiếu video giới thiệu về nội dung chính của buổi họp báo.
  • Giới thiệu về sản phẩm, doanh nghiệp, dự án (Với họp báo giới thiệu sản phẩm).
  • Phần hỏi đáp với giới truyền thông (Có thể chuẩn bị trước về câu hỏi và người hỏi).
  • Phát biểu tổng kết sự kiện họp báo, chụp ảnh lưu niệm.
  • Đi media tour tham quan các gian hàng trưng bày sản phẩm, dịch vụ (nếu có)
  • Phỏng vấn sau hậu trường.
6. Xin giấy phép tổ chức họp báo chuyên nghiệp

Đây là một bước vô cùng quan trọng trong quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp. Trên thực tế có rất nhiều sự kiện họp báo phải hủy vì không xin được giấy phép tổ chức gây tổn thất lớn về danh tiếng, tiền của, tiến độ công việc, …

Thủ tục xin cấp giấy phép tổ chức họp báo gửi đến Sở thông tin, truyền thông tỉnh/thành phố cần:

    • Đơn xin phép tổ chức họp báo: mục đích, thời gian, địa điểm, nội dung chương trình, người thuyết trình và đối tượng khách mời.
    • Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của đơn vị tổ chức có công chứng.
    • Đính kèm kịch bản, giấy phép tổ chức và các giấy tờ liên quan đến chương trình.
    • Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện họp báo đã được ký kết.
7. Tổng duyệt trước buổi họp báo

Cần chạy thử chương trình trước giờ diễn ra họp báo chính thức để đảm bảo kế hoạch diễn ra đúng dự tính và không có sai sót gì xảy ra. Nếu có sẽ đưa ra phương án dự phòng phù hợp nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp, chỉn chu cho ngày diễn ra buổi họp báo chính.

8. Tổ chức họp báo

Ngày diễn ra họp báo cần được chú trọng về vấn đề an ninh, nhất là trong khoảng thời gian đón khách mời, báo chí. Đội ngũ tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp luôn trong trạng thái tập trung, với nhiều kinh nghiệm, sẵn sàng hỗ trợ khách mời, báo chí và giải quyết sự cố bất cứ lúc nào, … để đảm bảo chương trình được diễn ra thuận lợi và thành công.

9. Đánh giá hiệu quả của buổi họp báo

Sau khi kết thúc họp báo, đội ngũ tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp sẽ có buổi họp để đánh giá kết quả và hoàn thiện báo cáo truyền thông: Số lượng đơn vị báo chí truyền hình đưa tin, số lượt tiếp cận đến độc giả, hiệu quả mang lại cho nhà tổ chức, …

Họp báo thường là những sự kiện chỉ có thể diễn ra một lần và có tính nhạy cảm khá cao. Vì vậy, nếu doanh nghiệp, tổ chức chưa thể tự mình hoàn thành tốt tất cả các công tác chuẩn bị và nội dung diễn ra, quý khách hàng nên cân nhắc lựa chọn công ty truyền thông và tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để hoàn thành sự kiện trên một cách chỉnh chu, hiệu quả.

5. LÝ DO NÊN CHỌN BUTVANGCORP LÀM ĐỐI TÁC TỔ CHỨC HỌP BÁO SỰ KIỆN, HỘI CHỢ & TRIỂN LÃM

ButVangCorp vinh dự là đơn vị bảo trợ truyền thông, tổ chức họp báo có nhiều năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp truyền thông quảng cáo, hỗ trợ lên kế hoạch, viết Thông cáo báo chí, Booking các Đơn vị báo chí tham dự và đưa tin sự kiện nhằm quảng bá, xây dựng hình ảnh thương hiệu cho doanh nghiệp.

Chúng tôi có sẵn danh sách các đầu báo lớn nhỏ thuộc đa dạng ngành hàng, đúng với chủ đề và chuyên ngành của Hội thảo & Triển lãm. Nắm bắt nhanh chóng, chính xác thông tin, lên bài ngay trong buổi họp báo khai mạc sự kiện.

Để biết báo giá chi tiết dịch vụ tổ chức họp báo chuyên nghiệp quý khách hàng có thể để lại yêu cầu ngay bên dưới. Hoặc có thể liên hệ trực tiếp qua hotline: Ms Nga 0369 15 9964 – 0974 68 7798

Cùng xem qua một số hình ảnh đội ngũ ButVangCorp tác nghiệp tại các sự kiện tổ chức họp báo hội chợ & triển lãm!

TƯ VẤN NGAY

DỊCH VỤ TƯƠNG TỰ

Dịch Vụ Viết Bài PR Bất Động Sản Chuyên Nghiệp – Chi Phí Thấp Dịch vụ viết bài PR bất...
Brands Vietnam là Cộng đồng Marketing và Xây dựng Thương hiệu toàn diện tại Việt Nam, với những sản phẩm...
DỊCH VỤ BOOKING QUẢNG CÁO TRÊN BÁO ĐIỆN TỬ UY TÍN Internet phát triển mạnh mẽ dẫn đến lượng người...
Quảng cáo tạp chí là một dạng quảng cáo in ấn, khác với báo giấy. Trong đó, doanh nghiệp sẽ...
DỊCH VỤ QUẢNG CÁO TRÊN BÁO GIẤY – TẠP CHÍ Trong bối cảnh tiếp thị và quảng cáo không ngừng...
BVAD Agency cung cấp dịch vụ Quảng cáo báo điện tử chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam. Là đại lý...
Scroll to Top